会议室的设计一般要考虑到屏幕和座位的距离还有灯光以及隔音效果（地面可以铺设地毯部分主要立面可以用些隔音材料）视频会议室的灯光设计对于获得满意的视觉效果是一个很重要的因素。设计良好的视频会议室除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更可以实现较好的临场感，提高视频会议的效果。视频会议与普通会议不同，因为使用摄像装置，会议室的灯光、色彩、背景等对视频图像的质量影响非常大。摄像是一门专业学问，建议在进行会议室装修时，请具有专业摄像知识的萝岗装修公司进行设计与制作。
我认为严肃、沉稳是一个空间会议室装修的必备风格。会议室装修设计需要在这些方面注意，如：背景墙、吊顶、地毯等等这些方面。
1.浮雕式会议背景墙：会议室里有一面浮雕式的背景墙，墙上可以是仙鹤与祥云的图案，整个空间的效果显得非常的大气。在这个会议室里，这样的会议室风格比较适合政府官员的重要会议或者是交流合作，以增进感情和互相交流的方式来进行整个会议的流程。
2.IT式会议背景墙：在如此现代化的时代，办公室里的设备当然也要现代化才行，我们可以设备有现代化的电子等一些会议使用的仪器。
(1)会议费主要包括：会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求的方式来表现。注意在安排的时间上要合理，同时要留有余地，一般来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。
(2)培训费：主要包括请专家、学者讲课的酬金等。
(3)资料费：主要是为参会者准备的资料的印刷费等。
(4)住宿费：参会者的食宿费等；
(5)交通费交通费用可以细分为：
1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及地车站、机场、码头至住宿地的交通。
2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
(6)其他制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定弹性，即注意留有余地。
